コピー機のセキュリティについて
2017.06.21

白いコピー機オフィスでは毎日の様に使うコピー機や複合機。
大事な書類をコピーしたりFAXで受け取ったりするのでセキュリティには注意したいです。
パソコンやスマートフォンなどはセキュリティに対してシビアになりますが、コピー機のセキュリティは気にしていない方も多いです。
コピー機や複合機のセキュリティについて説明します。

コピー機や複合機にセキュリティはあるの?と思っている方も多いと思います。
機種や発売元にもよりますが使用する環境によりセキュリティに関しても設定を設けている機種も多いです。
使用する人数が多い場合や特定の人だけコピー機の利用を制限したい場合にはICカード認証が便利です。
ICカードで認証しないとコピー機の使用ができないため、部外者の利用ができない様に出来ます。
またICカードは使用した時間が表示されるため、トラブルがあったときには誰が何時にコピー機や複合機を利用したかが分かる為トラブル防止にも役立ちます。
また消去機能というものを使えば大事な情報が記載されている書類をコピーした後に自動的にデータを消す事が出来ます。
原本を忘れてしまった時にも外部に見られることもないので安心です。
外部から勝手に見ることもできず、ハッキングや情報漏洩防止にも役立ちます。

また隠し文字印刷という機能もあり隠し文字背景に印刷ことにより不正に複製コピーすることを防ぎます。
この機能はコピー機のメーカーや機能によりない場合もあります。
コピー機の機種によりペーパーセキュリティを利用できるものもあるので会議などで資料を作成する際には役立ちます。
ペーパーセキュリティは紙自体にセキュリティ機能を持たせるもので不コピーを防止する機能です。
隠し文字をはじめデジタルコードや複製制限コードを埋め込むことで複製防止します。

またコピーの際にも誰にも見られたくない資料などを出力する時にパスワードがないと出力を開始できないタイプのセキュリティもあります。
自分のオフィスの業務内容に合わせてセキュリティを設定することでさまざまな場面で情報を守る事が可能です。
コピーが出来る時間帯の設定も出来るため、オフィスに誰もいない時に会社の関係者以外の人がコピー機や複合機を利用する事を防止出来ます。
セキュリティの高いコピー機を検討している方はメーカーや代理店に問い合わせてみるとオフィスに適したコピー機を探してくれます。
紙で出力する機会の多いオフィスではペーパーセキュリティについても検討してみるといいでしょう。

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